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ホーム  > 知って得する名刺のあれこれ  > 就職活動のマナー  > メールでのマナーについて

メールでのマナーについて

就職活動をする際、担当者とメールのやりとりをするときもあるかと思います。
ここではメールでのマナーを簡単に紹介しています。


「5W1H」を意識しましょう!

Eメールでのマナーの第一歩は基本形「5W1H」をしっかりと表記することです。
欠落や打ち間違えは信頼やビジネスチャンスを失うことにもなりかねませんので、打ち終わったら必ず確認してから送信するよう心がけましょう。

When:いつ〔日付け〕
・・・いつメールを出したのか。
Where:どこで〔場所〕
・・・どこで説明会や面接が行われたのか。
Who:誰が〔自分〕
・・・誰がメールを出すのか。(自分の名前、所属の大学、連絡先)
Whom:誰に〔相手〕
・・・送り先の会社名、送り先の相手の名前。(送り先が部署の場合は御中、人の場合は様)
Why:なぜ〔理由〕
・・・メールを送る理由。なぜこの内容で、なぜこの相手に送るのか。
ow:どのように〔手紙、メール、口頭など〕
・・・面接、説明会での感謝などをどのような方法でお礼をするのか。

印象のよいメールの書き方とマナー

宛先

宛先のメールアドレスを打ち間違えるとメールがどこかへ行ってしまいます。個人情報の問題もありますし、間違い先のサーバーにも迷惑がかかりますから、 一文字一文字正確に入力しましょう。そして、入力後は必ず確認することを癖付けましょう。

件名

人事担当者には、毎日大勢の学生からメールが届くため、一目で用件がわかる件名をつけた方が印象がよいでしょう。「はじめまして」のように曖昧な件名ですと、迷惑メールと間違われてしまう可能性が ありますので、「新卒採用についての問い合わせです」など具体的なものにしましょう。
また、企業からのメールに返信するときは、「Re:~」ではなく、新しいタイトルに変更するのを忘れずに!

本文

メールでは手紙のように「拝啓」「敬具」などの挨拶文は必要ありません。「お世話になっております」程度の簡単な挨拶を入れた後、用件に入る前に、まず自分の名前を名乗るようにします。 その際、氏名だけでなく、学校名や学年、学部名も忘れずに記入しましょう。
本文は、「その会社に興味を持った点」、「何をお願いしたいのか」など、用件のみを簡潔に書くのが好ましい書き方です。 あまり長い文章だと、読んでもらえない場合がありますので、気をつけましょう。文字数制限がある場合は、その文字数の8割~10割を心がけましょう。 あまりにも短いとやる気を疑われ、まして字数オーバーは選考対象外となってしまいますので、注意が必要です。
また、メールを送る側と受け取る側の通信環境が異なる場合、文字が化けてしまったり添付ファイルが開けないことがあるので、 メールでは①やⅡなど特殊な数字や、絵文字、半角カナ文字などは避けましょう。
そして、当たり前のことですが、誤字・脱字には十分注意しましょう。メールを送った時点で既に選考は始まっているという意識を持ち、送信前には必ず見直しをすることが重要です。

署名

本文の最後に誰が出したかを明確にするために署名を入れます。 あまり長くならないように5~6行が一般的です。

携帯電話メールの利用について

携帯電話のメールは文字数に限りがあるので、企業からスケジュールなどの長文メールが 送られることを考えると、連絡先としては不向きです。 また、携帯からのメールは、少々失礼な印象を与えてしまいます。 素早く対応したい場合は、パソコンのメールから転送するなどして対応するのがベストです。

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