就職活動のマナーその3　電話でのマナー

電話の印象がそのままあなたの印象になることもありますので、常識的な電話のかけ方を覚えましょう。
電話をかけるときは相手には表情がわからないので、大きめの優しい声で、 ややゆっくり話すことを心がけましょう。

朝8時前、お昼時、夜10時以降の電話は避けましょう。

朝早くや就業時間際など忙しい時間帯、またお昼休みやなど休憩時間は避けましょう。 比較的手の空く10〜11時、13〜16時が好ましいでしょう。

静かなところからかけましょう。

よほど緊急な連絡以外では携帯電話は避けること。 電波の状態に左右されたり、雑音で何度も同じことを尋ねたりしてしまうと、 相手に悪い印象を与えてしまいます。

メモを用意しておきましょう。

用件を事前に整理して、内容をメモにまとめておくと、 相手にスムーズに伝える事ができます。

まずは自分の名前をフルネームで名乗りましょう。

相手が電話にでたら、たとえ目当ての人でなくても、まず名乗ってから取り次いでもらいましょう。
「〜の件でお電話いたしまいした」と電話の意図を相手に伝えると、 相手にも用件への心構えができて良いでしょう。
電話の相手が変わったら、その都度、自分の名前を名乗りましょう。一度名乗ったからといって、相手にその内容が伝わっているとは限りません。

相手の状況を考慮した言葉遣いで相手に用件を明確に伝えましょう。

「お忙しいところ、お呼び立てして申し訳ございません。」「ただいまお時間はよろしいでしょうか」など、相手の状況を考慮した言葉を有効に使いましょう。
また、用件は簡潔に伝え、対応の人に負担をかけないようにしましょう。

必ず用件をメモしましょう。

メモ、筆記用具は手元に置き、用件を正確に聞き取り箇条書き等で書き留めておきます。
書いた内容は必ず最後に内容を復唱し、相手との意思の疎通を明確にします。 数字は特に念入りに確認しましよう。

通常、かけた方から受話器をおきます。但し、お客さまや目上の方の場合は、相手が受話器をおいたのを確認してから静かに受話器を下ろします。 乱暴に受話器をおく事は、どのような相手にも不快感を与えますので気をつけましょう。
電話は、顔が見えない分、こちらの感情や状況がストレートに相手に伝わります。 正しいマナーや言葉使い、また相手への小さな思いやりで、電話での会話は、気持ちの良いコミュニケーションの手段になるのです。